Quédate en este post si quieres saber las principales claves de cómo organizar un evento corporativo y que sean todo un éxito entre tus invitados.
¿Qué es un evento corporativo?
Un evento corporativo se caracteriza por ser una manera de reforzar la imagen y la identidad de una empresa. Permite ofrecer un espacio dónde establecer nuevos contactos, cerrar negocios y tratos, además de demostrar la relevancia de una empresa en un sector en concreto ante un público interesado en ese ámbito.
Estos eventos pueden ser públicos o privados, es decir, puede asistir cualquiera que esté interesado en el sector del negocio o solo unos pocos invitados afortunados, según la intención de dicho evento. También, se dan en lugares habilitados para acoger a un gran flujo de gente, como teatros, salas de conferencias, pabellones y en algunas ocasiones, en lugares exteriores como jardines, plazas y parques.
¿Cómo organizar un evento corporativo?
Hay un conjunto de aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento corporativo. Ten en cuenta estas consideraciones a continuación:
Determina el público y el objetivo
Antes de empezar a organizar un evento corporativo, es importante tener claro cuál es el objetivo de dicho evento y para qué público va dirigido. Tener claras las intenciones hará de la organización un proceso mucho más llevadero y su ejecución será mucho más fácil. El objetivo debe de ser realista y que se pueda ejecutar en un plazo de tiempo razonable. Así que ¿cuál es tu intención? ¿Captar nuevos clientes? ¿atraer a nuevos inversores?¿mejorar la imagen corporativa de la empresa?
Establece un presupuesto
Este paso es el que determinará en gran medida cómo se realizará el evento corporativo. Se trata de llevar a cabo el evento reduciendo al máximo los costes pero garantizando que todas las ideas planteadas se lleven a cabo. Es muy común que los eventos corporativos estén patrocinados, por lo tanto, tener claro cuales son los gastos es muy importante para sacarle el máximo partido al presupuesto y organizar un evento exitosamente.
Planifica el evento
Una vez, está aclarado cuál es el objetivo, para quién va dirigido y de cuánto dinero disponemos para ejecutar el evento, ahora, solo hace falta organizar qué actividades y conferencias se van a realizar, a qué hora y dónde.
También, hay que tener en cuenta que si es un evento de grandes magnitudes, debes de organizar también los servicios externos que vas a contratar, como por ejemplo, el servicio de catering, los azafatos de eventos, decoradores… En algunos casos se ofrecen folletos informativos y obsequios para los invitados. Estos se deben de encargar con tiempo de antelación.
Evalúa los resultados
Una vez ya ha sucedido el gran día, es importante evaluar cuáles han sido los resultados para tenerlos en cuenta de cara a la organización de otros eventos. Te debes de plantear un seguido de preguntas en relación a los resultados, como por ejemplo, si has llegado al público que deseabas, si has establecido esos nuevos contactos que buscabas o si habéis cerrado algún trato importante con algún inversor… Los puntos a evaluar varían según las intenciones y los objetivos propuestos al inicio.
Alquiler de carpas para eventos corporativos
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